Kurz gesagt: Wir verarbeiten Ihre Daten, um passende Festanstellungen, Freelance-Einsätze oder Projektrollen zu identifizieren, mit Ihnen abzustimmen und – nach Rücksprache – gegenüber passenden Kunden vorzustellen. Wir erheben nur Daten, die für die Vermittlung, Kommunikation, Vertragsdurchführung oder gesetzliche Pflichten erforderlich sind.

1. Für wen gelten diese Hinweise?

Diese Datenschutzhinweise gelten für Personen, die mit Spot Solutions GmbH im Zusammenhang mit Personalvermittlung, IT-Projektbesetzung, Freelance-Contracting oder Arbeitnehmerüberlassung in Kontakt stehen. Dazu zählen insbesondere Bewerbende, Kandidat:innen, IT-Expert:innen, Freelancer:innen und sonstige Projektmitarbeitende.

Die Hinweise gelten auch, wenn wir Ihr berufliches Profil aus öffentlich zugänglichen beruflichen Netzwerken oder von Dritten erhalten haben, soweit dies für eine mögliche Vermittlung rechtlich zulässig ist. Für interne Bewerbungen bei Spot als Arbeitgeber können ergänzende oder gesonderte Datenschutzhinweise gelten.

2. Wer ist verantwortlich?

3. Welche Daten verarbeiten wir?

Wir verarbeiten nur Daten, die für die Anbahnung, Durchführung oder Verwaltung einer Vermittlung, Projektbesetzung oder Vertragsbeziehung erforderlich sind. Dazu gehören insbesondere:

• Stammdaten und Kontaktdaten: Name, Anschrift, Telefonnummer, E-Mail-Adresse, berufliche Profile und Erreichbarkeit.
• Profil- und Qualifikationsdaten: Lebenslauf, beruflicher Werdegang, Ausbildung, Skills, Zertifikate, Sprachkenntnisse, Verfügbarkeit, gewünschte Einsatzorte, Arbeitsmodell, Gehalts- oder Stundensatzvorstellungen.
• Vermittlungs- und Kommunikationsdaten: Gesprächsnotizen, E-Mail-Verlauf, Telefonnotizen, Terminabsprachen, Einschätzungen zur Passung, Kundenfeedback und Status im Vermittlungsprozess.
• Vertrags- und Abrechnungsdaten: Vertragsdaten, Leistungsnachweise, Rechnungs- und Zahlungsdaten, steuerlich relevante Angaben – nur soweit es nach erfolgreicher Vermittlung oder Beauftragung erforderlich ist.
• Öffentlich verfügbare berufliche Angaben: z. B. Informationen aus LinkedIn, XING, Jobbörsen, Portfolios oder Unternehmenswebsites, soweit diese für berufliche Zwecke veröffentlicht wurden.

Besondere Kategorien personenbezogener Daten, etwa Gesundheitsdaten, religiöse Angaben oder Angaben zur Schwerbehinderung, erheben wir grundsätzlich nicht. Sollten solche Angaben ausnahmsweise erforderlich sein – etwa für angemessene Vorkehrungen im Bewerbungsprozess oder gesetzlich vorgeschriebene Nachweise -, verarbeiten wir sie nur auf einer hierfür zulässigen Rechtsgrundlage und mit besonderer Vertraulichkeit.

Daten über strafrechtliche Verurteilungen, Sicherheits- oder Compliance-Prüfungen verarbeiten wir nur, wenn dies für eine konkrete Position gesetzlich zulässig, vertraglich erforderlich und verhältnismäßig ist, z. B. bei besonderen Projektanforderungen im sicherheitskritischen Umfeld.

4. Woher erhalten wir Daten?

• direkt von Ihnen, z. B. durch Lebenslauf, Profil, E-Mail, Telefonat, Bewerbungsformular oder persönliches Gespräch;
• aus beruflichen Netzwerken, Jobbörsen oder öffentlich zugänglichen Quellen, soweit Ihr Profil dort für berufliche Zwecke verfügbar ist;
• von Kunden, Projektpartnern oder Plattformen, wenn dies im Zusammenhang mit einer konkreten Vermittlung oder Projektbesetzung erfolgt;
• von Referenzgebern oder früheren Auftraggebern nur, soweit Sie diese angegeben oder die Kontaktaufnahme freigegeben haben.

5. Zwecke und Rechtsgrundlagen

Die wichtigsten Zwecke und Rechtsgrundlagen sind:

6. Kandidatenpool und Profilvorstellung

Wenn Sie in unseren Kandidatenpool aufgenommen werden, speichern wir Ihr Profil, um Sie für aktuelle und zukünftige passende Positionen oder Projekte berücksichtigen zu können. Sie können der Aufnahme in den Kandidatenpool widersprechen oder eine erteilte Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen.

Eine namentliche Vorstellung bei Kunden erfolgt grundsätzlich erst, nachdem wir die konkrete Möglichkeit mit Ihnen besprochen haben. Zur Bedarfsklärung können wir Qualifikationen oder Verfügbarkeiten in anonymisierter oder stark zusammengefasster Form mit Kunden besprechen, ohne Sie unmittelbar identifizierbar zu machen.

7. An wen geben wir Daten weiter?

Eine Weitergabe erfolgt nur, soweit sie für die genannten Zwecke erforderlich ist oder eine gesetzliche Pflicht besteht. Empfänger können sein:

• Kunden, Endkunden oder Projektpartner, bei denen eine passende Stelle oder ein Projekt in Betracht kommt;
• Unternehmen der Spot Group, soweit sie an der konkreten Vermittlung, Projektbesetzung oder administrativen Abwicklung beteiligt sind;
• IT-, Cloud-, Hosting-, Bewerbermanagement-, CRM-, E-Mail- und Kommunikationsdienstleister, die uns technisch unterstützen;
• Steuerberatung, Rechtsberatung, Banken, Versicherungen oder Behörden, soweit dies für Vertrag, Abrechnung, Prüfung oder gesetzliche Pflichten erforderlich ist;
• Referenzgeber, frühere Auftraggeber oder Arbeitgeber nur nach vorheriger Abstimmung mit Ihnen.

Dienstleister werden vertraglich verpflichtet, personenbezogene Daten nur nach Weisung und mit angemessenen technischen und organisatorischen Schutzmaßnahmen zu verarbeiten.

8. Datenübermittlung außerhalb der EU/des EWR

Wir verarbeiten Daten grundsätzlich innerhalb der Europäischen Union bzw. des Europäischen Wirtschaftsraums. Sollte im Einzelfall eine Übermittlung in ein Drittland erforderlich sein, erfolgt diese nur, wenn dafür eine geeignete Rechtsgrundlage besteht, z. B. ein Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission, EU-Standardvertragsklauseln oder eine ausdrückliche Einwilligung, soweit erforderlich.

9. Wie lange speichern wir Daten?

• Für eine konkrete Vermittlung oder Bewerbung speichern wir die Daten während des laufenden Prozesses und danach regelmäßig bis zu sechs Monate nach Abschluss, Rücknahme oder Absage, soweit keine längeren gesetzlichen Pflichten oder berechtigten Interessen bestehen.
• Bei Aufnahme in den Kandidatenpool speichern wir Ihr Profil in der Regel bis zu 12 Monate nach dem letzten aktiven Kontakt. Danach prüfen wir, ob eine Aktualisierung, weitere Speicherung oder Löschung erforderlich ist.
• Vertrags-, Abrechnungs- und steuerlich relevante Unterlagen speichern wir nach Maßgabe der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen.
• Wenn Daten nicht mehr erforderlich sind, löschen oder anonymisieren wir sie.

10. Automatisierte Entscheidungen und KI

Wir können digitale Tools einsetzen, um Profile zu verwalten, Suchläufe zu strukturieren oder passende Skills schneller zu finden. Entscheidungen über eine Vermittlung, Vorstellung oder Beauftragung treffen wir nicht ausschließlich automatisiert. Eine menschliche Prüfung bleibt Teil des Vermittlungsprozesses.

11. Wie schützen wir Daten?

Wir treffen angemessene technische und organisatorische Maßnahmen, um personenbezogene Daten gegen Verlust, unbefugten Zugriff und Missbrauch zu schützen. Dazu zählen insbesondere Zugriffsbeschränkungen, rollenbasierte Berechtigungen, Vertraulichkeitsverpflichtungen, sichere Kommunikation und regelmäßige Überprüfung der eingesetzten Systeme und Prozesse.

12. Ihre Rechte

Sie haben – bei Vorliegen der gesetzlichen Voraussetzungen – insbesondere folgende Rechte:

• Auskunft über die von uns verarbeiteten personenbezogenen Daten;
• Berichtigung unrichtiger oder Vervollständigung unvollständiger Daten;
• Löschung oder Einschränkung der Verarbeitung;
• Datenübertragbarkeit, soweit die gesetzlichen Voraussetzungen erfüllt sind;
• Widerspruch gegen Verarbeitungen auf Grundlage berechtigter Interessen;
• Widerruf einer erteilten Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft;
• Beschwerde bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde.

Zur Ausübung Ihrer Rechte oder bei Fragen zum Datenschutz wenden Sie sich bitte an den oben genannten Datenschutzkontakt. Zuständige Aufsichtsbehörde ist in der Regel der Hessische Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit, Postfach 3163, 65021 Wiesbaden, poststelle@datenschutz.hessen.de, www.datenschutz.hessen.de.

13. Aktualisierung dieser Hinweise

Wir können diese Datenschutzhinweise anpassen, wenn sich unsere Prozesse, eingesetzten Systeme oder rechtlichen Anforderungen ändern. Die jeweils aktuelle Fassung stellen wir auf unserer Website oder auf anderem geeigneten Weg zur Verfügung.